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『软件使用』: 电脑软件推荐, 电脑软件使用, 经验分享



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nh_wzg
 
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#1 旧 2009-09-24, 10:48:56 默认 【分享】Excel下面“分类汇总”与“定位”功能的使用经验交流
nh_wzg 当前离线  

【起源】昨天在工作时操作了一下,总结了一下不成熟的经验,想与论坛中的朋友分享一下,先开个头,中午再补入内容。可以解决下面这个帖子的问题,或者已经有经验的朋友,也可以先回个帖子讨论一下。【求助】Excel中如何只将汇总的结果拷贝出来?_http://bbs.et8.net/bbs/showthread.php?t=652025

1.分类汇总

分类汇总的功能很简单,一般就是对整个表某些字段(列)进行排序后,把相同内容的进行分类汇总操作(常常是对相同内容不同列数字进行求和操作)。这样操作的缺点是:

1)对整张表的排序可能打乱整张表不同部分的顺序关系。

2)无法对局部进行分类汇总。

现在得到的论坛朋友的指点的解决方法是:

1)先对整张表增加一列“表序列”进行最初的位置定位,不论表行顺序如何变动,总可以通过对此列的排序操作恢复原来的表行顺序。

2)对将进行分类汇总的列前增加一列“分类”列,把不同名称而要归入同一类的内容全部输入为这个类的“归纳名称”。

3)把不同部分的内容(表行)进行位置上的调整到合适为止。

4)直接“行选定”需进行分类汇总的“表行”范围,按增加的“分类”列首选,“需分类汇总”列次选为条件进行排序。

5)再次“行选定”需进行分类汇总的“表行”范围,按“需分类汇总”列进行菜单上的“分类汇总”操作,这时OFFICE会有一个因为无法确定行列标签而不能执行命令的提示窗口出现,我们不用管它,仍然选“确定”,这时OFFICE会按整个选定“表行”范围的第一行作为标题列,提示选定进行分类汇总的字段列f进行分类汇总操作。这样的分类汇总结果会缺少第一行的内容。

这时一般我就要重新选定一次“表行”范围,但最上面一行,要比原来需要进行分类汇总的范围多一行,如上述进行操作,这样得到的分类汇总结果才是对应真正需要进行分类汇总范围内容的正确结果。

最后,把分类汇总最后一行多余的总分类汇总结果行删除即可。

2.定位功能

把上面的表内容进行分类汇总后,最终是希望把汇总的结果进行输出,这就是上面所提到帖子里面如何把分类汇总后的结果进行拷贝的操作。普通的选定拷贝操作,往往会把非汇总结果也一起拷贝出来,我的操作是使用“菜单-编辑-定位”功能。快捷键是CTRL+G。

1)先点选左边列的分级汇总显示按键,仅显示所有需拷贝的汇总结果,直接“选定”需拷贝的汇总结果。

2)用菜单或快捷键CTRL+G,呼出定位窗口,点选“定位条件”,选择“可见单元格”,执行拷贝操作。这样可以仅仅拷贝出上面显示出的汇总结果。解决了上面哪个帖子提出来,但没有解决的问题。

同时这个定位条件窗口仍有诸多其余的可选条件,用户可按需求自己学习。

3.拷贝内容的格式与乱码的处理

进行上面这些OFFICE的软件与其它软件的剪贴板内容传递时,最常遇到的是内容的格式与乱码问题,网络上面的解决方法不一而足,但经常是有效或无效没有一个定法。这里我推荐自己的方法是安装一个小的剪贴板软件:clipcache v3.14。

1)格式转换。内容拷贝到剪贴板后,切换到clipcache的内容窗口,对该条记录选择“转换为纯文本”,即可

2)这时如果直接进行粘贴,往往会有乱码的发生,可以在内容窗口中再对已经转换的纯文本内容“全选”,再CTRL+C一次,这时clipcache内容窗口会增加一个新的内容记录,以这个最新的内容记录再进行剪贴,乱码消失。

要点:
1、EXCLE排序、与分类汇总功能是可以进行局部应用的。
2、EXCEL排序、与分类汇总功能进行局部应用时,需要有一些额外的辅助操作。
3、EXCEL分类汇总的结果拷贝一般要使用到“定位”功能。
4、clipcache的内容格式转换与乱码转换功能比较强。

由上面的操作经验可以看出,这个是一般的比较低层次的对表格进行处理的手段与方式,希望有经验的朋友介绍“数据透视表”式的处理方式。

大家共享学习的经验!

此帖于 2009-09-24 15:19:47 被 nh_wzg 编辑. . 原因: 排版格式


平和精确简约应成为精品成员的三大基本要求!!!
nh_wzg
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#2 旧 2009-09-24, 15:16:06 默认
mars61 当前离线  

2.定位功能

用菜单或快捷键CTRL+G,呼出定位窗口,点选“定位条件”,选择“可见单元格”,

这一步可以用 Alt+; 快捷键完成
nh_wzg
 
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#3 旧 2009-09-24, 15:29:24 默认
nh_wzg 当前离线  

引用:
作者: mars61 查看帖子
2.定位功能

用菜单或快捷键CTRL+G,呼出定位窗口,点选“定位条件”,选择“可见单元格”,

这一步可以用 Alt+; 快捷键完成
受教,很好的经验,谢谢!!
feile
 
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#4 旧 2009-09-24, 16:39:03 默认
feile 当前离线  

引用:
作者: mars61 查看帖子
2.定位功能

用菜单或快捷键CTRL+G,呼出定位窗口,点选“定位条件”,选择“可见单元格”,

这一步可以用 Alt+; 快捷键完成
定位 F5也是快捷键


生活,以无数的可能性展开;我们,都是一群努力生活的孩子。。。
andy
 
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#5 旧 2009-11-27, 18:29:55 默认
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好贴,非常实用!!!


 Quit the race  give me space  `Coz I'm so tired of being a slave


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#6 旧 2009-11-27, 21:55:36 默认
yggg2000 当前离线  

学习了。请大家继续补充内容,继续学习。


2013年12月27日凌晨,我亲爱的宝贝狗狗在睡梦中走了。她带给了我们6347天的无尽快乐。
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#7 旧 2009-12-01, 09:32:20 默认
柯梦南 当前离线  

先复制下来,好好学习一下,平时经常弄Excel,但是没有注意这些技巧


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